Petra Zarbock und Kornelia Zeric
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Personalabteilung nach Neustrukturierung Servicegedanke als Leitbild

Petra Zarbock und ihr Team stellen den Personalbereich mit Begeisterung und hoher Motivation neu auf, um diesen mit vielen konstruktiven und innovativen Ideen und gutem Know-how zu einem serviceorientieren Partner für alle Bereiche zu etablieren.

Im Zuge der Neustrukturierung wurde das Organigramm auch durch die Neuschaffung unterschiedlicher Fachbereiche angepasst. Für die Überarbeitung der Prozesse und die Organisation von abteilungsübergreifenden Themen wurde die Stabstelle „Organisation und Prozesse“ unter der Leitung von Kornelia Zeric geschaffen. Diese Stabstelle kümmert sich auch um das Thema Digitalisierung, das gerade in der Personalabteilung von großer Bedeutung ist. So wurden bereits digitale Lösungen wie zum Beispiel die Elektronische Personalakte für alle nichtwissenschaftlichen Beschäftigten eingeführt. Für die wissenschaftlichen Mitarbeiter ist dies auch schon in Vorbereitung.

Aufgrund der Vielseitigkeit der Aufgaben und der fachlichen Spezifikationen wurde im September 2020 das Personalmanagement in zwei Abteilungen  gegliedert. Zudem werden einzelne Einheiten aus den Bereichen Personalmanagement und Entgeltabrechnung gebildet, die jeweils für eine Klinik oder ein Institut zuständig sind bzw. einen Bereich betreuen. Damit soll erreicht werden, dass sowohl die Themen Personalmanagement und Entgeltabrechnung noch enger miteinander verzahnt sind und somit die Themen vollumfänglicher bearbeitet werden können. Dies soll dazu dienen, den Servicegedanken zu verinnerlichen und nach außen zu tragen.

Organigramm GB 1

Die Abteilung Personalmanagement I (ab 01.08.2021 unter der Leitung von Andreas Pfeiffer) betreut alle Mitarbeiter*innen der Pflege bzw. Pflegedirektion und der Verwaltung sowie die Auszubildenden des UKB.

Das Personalmanagement II unter der Leitung von Corinna Huber übernimmt die Betreuung der Beschäftigten in den Kliniken und Instituten sowie der Direktor*innen und Professor*innen.

Im Bereich der Entgeltabrechnung (Leitung: Monika Wiedemann) gehört der Umgang und das ständige Reagieren auf die häufig wechselnden arbeits- und steuerrechtlichen Grundlagen zum Tagesgeschäft. Eine Neuerung in diesem Bereich ist die Möglichkeit, die eigene Entgeltabrechnung digital aufzurufen.

Des Weiteren betreut die Entgeltabrechnung ebenfalls die Reisekostenabrechnung. Aus diesem Grund ist der jeweils zuständige Entgeltabrechner auch der Ansprechpartner für alle Themen rund um eine Dienstreise.

Mehr Effizienz und Transparenz

Ein weiterer Meilenstein bei der Digitalisierung, zunächst im Personalbereich, ist die neue Personalprozessplattform „Pega“, die die Abbildung von Personalprozessen für die Bereiche und den GB1 vereinfacht. So kann zukünftig ein Großteil aller Anträge beim GB1 digital eingereicht und weiterverarbeitet werden, was neben der erhöhten Prozessgeschwindigkeit und -qualität durch einen standardisierten Informationsfluss auch eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz für die beteiligten Parteien bietet. Damit gelingt es der Personalabteilung, die Bewerber*innen und Mitarbeiter*innen frühzeitig über den aktuellen Bearbeitungsstand der Personalmaßnahme zu informieren und damit hohe Transparenz zu schaffen.

Das Team der Zeitwirtschaft und des Personalcontrollings unter der Leitung von Daniel Feise ist für die Bereiche hinsichtlich der Dienstplanung, Fragen rund um SP-Expert (Zeitwirtschaftssystem) und der Aufstellung von Besetzungsplänen zuständig. Mittlerweile sind alle Bereiche des UKB an die Zeiterfassung angebunden. Auch hier wird das Berichtswesen von Personalkennzahlen durch die Einführung des DataWarehouse in den nächsten Monaten anwenderfreundlicher gestaltet.

Mit seiner Betriebskindertagesstätte verfolgt das UKB das Ziel, Familie und Berufstätigkeit zu unterstützen und den Eltern den Wiedereinstieg in die Berufstätigkeit durch das kind- und familiengerechte Betreuungspaket zu erleichtern. Im Mittelpunkt stehen die Bedürfnisse sowie die ganzheitliche Förderung der Kinder der Beschäftigten. Der hohe Anspruch an die pädagogische Qualität spiegelt sich sowohl in der breitgefächerten Ausbildung als auch in der Flexibilität und Feinfühligkeit des Teams wieder.

Das sind tiefgreifende, spannende und richtungsweisende Neuerungen und zahlreiche Aufgaben für die Beschäftigten im Geschäftsbereich Personalwesen. „Warum tun wir das alles?“ Die Geschäftsbereichsleiterin Petra Zarbock und ihr Team haben ein klares Ziel: „Wir wollen durch eine Serviceorientierung ein kompetenter Ansprechpartner für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter am UKB sein! Wir sind hier sicherlich auf einem guten Weg. Uns ist jedoch klar, dass wir hier noch viel Arbeit vor uns haben“.

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