Weniger Mails, weniger CO₂ – mehr Nachhaltigkeit im Büro
Autorin: Elena Hachem
Unsere tägliche Arbeit im Büro hinterlässt einen CO₂-Fußabdruck, den viele von uns noch unterschätzen. Und damit ist nicht nur die Nutzung von Briefen und Papier gemeint, die unserer Umwelt ohnehin bereits schadet. Auch unser digitales Verhalten während der Arbeit hat messbare Auswirkungen auf unseren Planeten. Daher sind eine stetige Bewusstheitsförderung und kleine Veränderungen hin zu einem nachhaltigeren Büroalltag von immenser Bedeutung.
Wie viele E-Mails schreiben wir am UKB wohl täglich? Und hat das eigentlich auch einen Impact auf unsere Umwelt? Eine Mitarbeiterin des Instituts für angeborene Immunität hat sich im Rahmen des dort aktuell laufenden LEAF-Programms (Laboratory Efficiency Assessment Framework) des University College London näher damit befasst und festgestellt: hier braucht es mehr Bewusstsein!
Das LEAF-Programm läuft seit 2025 auch an UKB- und Uni-Laboren und wird gemeinsam von dem Prodekanat für Nachhaltigkeit der Medizinischen Fakultät Bonn und der Universität Bonn koordiniert, um die Nachhaltigkeit und Effizienz in diesen weiter zu verbessern.
Kurze Mail mit großer Wirkung auf den Planeten
„Das Meeting morgen um 10 Uhr steht noch?“ – „Ja genau, bis dann.“ Was für manche als Mail wortkarg oder gar unhöflich wirkt, ist tatsächlich nachhaltiger und effizienter kommuniziert. Denn unserer Umwelt wird damit gleichzeitig ein großer Gefallen getan: Der CO₂-Fußabdruck des Mailverkehrs fällt deutlich kleiner aus.
Im Gegensatz dazu schneiden Vielschreiber:innen, die gerne in jeder E-Mail ausschweifend berichten, in Sachen Klimabilanz deutlich schlechter ab. Eine einzige lange Nachricht verursacht im Schnitt hier ganze 17 g CO₂ (vgl. Schulz, 2025).
Denn schon der eine Klick während des Tippens jedes einzelnen Buchstabens verbraucht Energie – und diese stammt oftmals noch aus fossilen Quellen (vgl. Schulz, 2025). Den größten Anteil am CO₂-Ausstoß hat jedoch nicht das Schreiben selbst, sondern die dauerhafte Speicherung unserer E-Mails auf den Servern (vgl. Thiele, 2023). Ein volles Postfach kann daher auch im digitalen Raum zum Problem werden und den Klimaschutz erschweren. Und das ist bei bis zu 130 empfangenen E-Mails pro Arbeitstag wohl schnell erreicht.
Der E-Mailverkehr bleibt unverzichtbar
Weltweit werden täglich rund 300 Milliarden E-Mails verschickt – eine kurze E-Mail verbraucht etwa 0,3 g CO₂, was insgesamt etwa 600.000 kg CO₂ pro Tag ergibt (vgl. Schulz, 2025). Laut Prognosen werden es im Jahr 2028 bereits 424,2 Milliarden E-Mails täglich sein (vgl. The Radicati Group, 2024).Der größte CO₂-Schlucker unter den E-Mails? Verteiler-Mails! Eine Nachricht an 100 Empfänger verursacht hierbei im Schnitt 26 g CO₂ (vgl. Thiele, 2023).
Zwar sinkt die Zahl der Briefsendungen in Deutschland stetig – 2023 waren es dennoch 10,9 Milliarden Briefe (vgl. Bundesnetzagentur, 2025, S. 11). Ein einziger Brief verursacht hierbei rund 20 g CO₂ (vgl. Schulz, 2025) – das entspricht 220.000 Tonnen CO₂ pro Tag für Sendungen, die häufig im Anschluss direkt im Müll oder im Archiv landen. Dennoch sind die Auswirkungen unseres digitalen Nutzungsverhalten auf der Arbeit – aber auch privat – ebenfalls nicht zu unterschätzen.
Auch der Büroalltag kann nachhaltig gedacht werden
Schon kleine Veränderungen können viel bewirken und den Büroalltag ganz einfach umweltbewusster gestalten – insbesondere, wenn sie gemeinsam umgesetzt werden.
Dazu gehört beispielsweise das regelmäßige Löschen von E-Mails, Anhängen und Spam, der nicht mehr benötigt wird (vgl. Thiele, 2023). Es lohnt sich zudem bei dem Versenden von Anhängen darüber nachzudenken, ob eine Cloud-Lösung oder der Verweis auf den Speicherort der Dokumente sinnvoller ist, als sie jedes Mal (erneut) mitzusenden (vgl. Schulz, 2025). Die Nutzung von ZIP- oder PDF-Formaten, kann hierbei außerdem helfen, Dateigrößen zu verringern (vgl. ebd.).
Aber auch die E-Mail-Signatur sollte nicht unterschätzt werden und idealerweise nur die wichtigsten Informationen enthalten, sprich nicht zu lang sein. Es lohnt sich außerdem, diese nicht bei jeder kleinsten Antwort oder einem andauernden E-Mailverkehr mit derselben Person stets erneut mitzusenden. Dies kann in der Regel auch in den gängigen E-Mail-Programmen ganz einfach eingestellt werden. Schließlich kann auch ein klimafreundlicher Beitrag im Büro geleistet werden, wenn nur jene Newsletter abonniert werden, die auch tatsächlich relevant und informationsreich für einen sind (vgl. ebd.).
Ein nachhaltigeres Büro – nicht nur gut für das Klima, sondern auch für einen selbst!
Das E-Mail-Postfach regelmäßig aufzuräumen, sorgt nicht nur für ein gutes Klima, sondern hilft auch Ordnung und Struktur und so einen klareren Kopf bei der Arbeit zu wahren.
Fragen Sie sich also ruhig öfter: Muss es für mein Anliegen wirklich eine E-Mail sein? Oder kann es auch am Telefon oder persönlich besprochen werden? Insbesondere wenn die Kontaktperson nur zwei Büros weiter sitzt, kann ein kurzer Spaziergang dorthin für einen schnellen Austausch nicht nur den CO₂-Fußabdruck minimieren, sondern darüber hinaus auch die eigene Gesundheit und das soziale Miteinander am Arbeitsplatz fördern. Ein „Danke“ oder „Schönes Wochenende“ kommt außerdem persönlich ohnehin meist besser an.
Tipp: Das Prodekanat für Nachhaltigkeit hat einen Leitfaden für ein „Nachhaltigeres Office“ sowie einen Bildschirmschoner mit „Reminder-Tipps“ für einen nachhaltigeren Büroalltag entworfen. Beides steht zum kostenlosen Download zur Verfügung: https://www.medfak.uni-bonn.de/de/fakultaet/nachhaltigkeit
Quellen:
Bundesnetzagentur (2025). Bericht zum Briefmarkt. Marktbeobachtung Post. [Letzter Zugriff am 09.07.2025] https://www.bundesnetzagentur.de/SharedDocs/Mediathek/Berichte/2024/Briefmarktbericht2024.pdf?__blob=publicationFile&v=3#:~:text=Die%20Anzahl%20bef%C3%B6rderter%20Briefsendungen%20sank,Milliarden%20St%C3%BCck%20im%20Jahr%202023.
Schulz, C. (2025). Mail’s carbon footprint: How much CO² does an email produce? For tomorrow. [Letzter Zugriff am 09.07.2025] https://www.fortomorrow.eu/en/blog/carbon-email
The Radicati Group (2024). Email Statistics Report, 2024-2028, Executive Summary. [Letzter Zugriff am 09.07.2025] https://www.radicati.com/wp/wp-content/uploads/2024/10/Email-Statistics-Report-2024-2028-Executive-Summary.pdf
Thiele, P. (2023). E-Mails löschen und das Klima schützen. Utopia. [Letzter Zugriff am 09.07.2025] https://utopia.de/ratgeber/e-mails-loeschen-und-das-klima-schuetzen_170553/